Muitas vezes, os projetos acabam demorando mais (muito mais) do que o planejado e custando mais do que o orçamentado inicialmente, além de não atender todas as necessidades dos interessados no projeto.
Por que tantos projetos com ideias excelentes vão mal? O site cio.com entrevistou dezenas de executivos de TI e gerentes de projetos e criou um lista dos erros mais comuns desses gerenciamento – com ela veio também de como evitar esses problemas, muitas vezes demorado e altamente dispendiosos. Acompanhe alguns desses erros abaixo!
Erro de projeto número 1 - Não atribuir a pessoa certa para gerir o projeto:
"Normalmente, durante a alocação de recursos, a maior parte dos esforços é focado em encontrar os recursos necessários e não em procurar a pessoa certa para o tal projeto", explica Sudhir Verma, vice-presidente dos Serviços & Project Office Management Consulting. De fato, também muitas vezes "os gerentes de projeto são contratados com base na disponibilidade, não necessariamente no conjunto de habilidades." No entanto, um gerente de projeto inexperiente e mal treinado pode condenar todo um projeto.
Solução: Escolha um gerente cuja habilidade irá atender aos requisitos do projeto.
Erro de projeto número 2 – Não deixar claro que todos da equipe são responsáveis pelo projeto:
Grande parte dos projetos estão condenados ao fracasso, porque eles não conseguiram o apoio suficiente dos departamentos e pessoas que são afetadas e envolvidas no durante o projeto. Tanto os gerentes em: "1) Não deixar claro qual o papel de cada um era; 2) não descreveu a recompensa pessoal de todos quando o projeto será concluído com êxito 3) Não informou como as contribuições de cada pessoa para o projeto será avaliadas e 4) Falha ao gerar um senso de responsabilidade sobre o projeto, levando a equipe a pensar que o projeto vai dar certo de qualquer forma", defende Bill Rosenthal, CEO da Communispond, que fornece treinamento de funcionários sobre como se comunicar de forma eficaz.
Solução: "O gerente de projeto deve trabalhar a equipe em conjunto e fazer uma apresentação sobre o projeto e seu significado de uma forma que fica todo mundo fique entusiasmado com ele”.
Erro de projeto número 3 - Realizar muitos projetos de uma só vez:
A maioria dos gerentes pensam que podem fazer sempre mais e mais, iniciando todos os projetos de uma só vez, mas, na realidade, isto é contraproducente ", diz Sanjeev Gupta, CEO da Realization, uma empresa do Vale do Silício que ajuda as organizações a concluir projetos de forma mais rápida." Multitarefas atrasam as pessoas e deixam suas atividades com má qualidade e, pior de tudo, os atrasos causados pela multitarefa forma uma cascata e se multiplicam através da organização. Lembre que é sempre preciso esperar um projeto terminar para começar o outro.
Solução: "Para cessar estas perdas de produtividade, o primeiro passo é reduzir o trabalho em andamento entre 25-50%", diz ele. "Isso reduz a pressão exagerada e faz com que os gestores e especialistas sejam mais ágeis ao lidar com questões e perguntas ao longo do projeto. Embora isso seja contra-intuitivo, reduzindo o número de projectos, isso pode dobrar as taxas de conclusão da tarefa."
Erro de projeto número 4 – A falta (ou escassa) de comunicação e reuniões:
“A comunicação é o fator mais importante da gestão de um projeto bem sucedido ", diz Tim Parkin, presidente da Parkin Desenvolvimento Web, que fornece consultoria de estratégia on-line para as empresas a alinhar os seus negócios com a tecnologia para atingir um crescimento forte e sustentável." Sem reuniões de forma regular e uma clara comunicação, o projeto vai desmoronar.
Solução: Escolha um dia e hora para atender uma vez na semana (virtual ou pessoalmente) que trabalha para a equipe (não apenas o gerente de projeto) - "Atendo em dias e horários programados específicos, todos com antecedência, para ajudar a manter todos alinhados e o projeto em andamento.
Erro de projeto número 5 – Mudanças de escopo:
Qualquer projeto que não tem uma meta bem definida está condenada", diz Halloran. Adiciona Oz Nazilli, gerente de marketing da Easy Projects" uma mudança de escopo é uma das coisas mais perigosas que podem acontecer para seu projeto. Se não tratada adequadamente pode levar à superação de custos e tempo. "Mesmo algo pequeno, como a mudança da cor de um logotipo ou adicionar uma página para um site pode causar atrasos inesperados, diz ele.
Solução: Defina o escopo de seu projeto desde o início e o monitore de forma regular para garantir que você e sua equipe estão dentro do escopo. E para evitar atrasos e desvios, as "solicitações de mudanças do projeto deve fornecer as estimativas sobre como isso afetará todo o cronograma – e conseguir a obtenção da aprovação do cliente/stakeholders de forma clara para cada mudança", sugere Nazilli.
Erro de projeto número 6 – Prover um prazo irreal ou muito otimista do projeto:
As intenções são nobres, e muitas vezes estamos tentando manter nossos clientes felizes", explica Jay Melone, CEO da agência digital Digital Bridge". Mas não cumprir com prazos é um erro gravíssimo e isso pode gerar desconfiança aos clientes.
Solução: Seja claro ao dar prazos para os seus clientes, nunca ignore os possíveis atrasos bem como todas as variáveis que podem ocorrer ao longo do projeto.
Erro de projeto número 7 – Não ser flexível:
Você pode pensar em seu plano de projeto como sua Bíblia, “dizendo o que precisa ser feito, por quem, e quando fazê-lo chegar a sua meta ... não hesite em ouvir novas informações e sugestões que vêm ao longo do caminho", diz Carol Wolfe, gerente de projeto da Blackbaud.
Solução: "É bom ter momentos de pausa e fazer uma retrospectiva olhando para o projeto de maneira global, rever como as coisas têm ido tão longe, e como você pode melhorar o seu trabalho no futuro com base no que já mudou ao longo do caminho", explica ela. Isso não significa que você deve ou precisa fazer mudanças constantemente - apenas de estar aberto a sugestões, se eles ajudam o projeto.
E você, como gerencia seus projetos na sua empresa na sua empresa? Compartilhe conosco sua experiência, comentando abaixo:
